Zmluva o spracúvaní osobných údajov

Tieto podmienky sú zmluvou o spracúvaní osobných údajov podľa čl. 28 nariadenia (EÚ) 2016/679 (GDPR). Uzatvárajú sa medzi vami ako prevádzkovateľom a spoločnosťou Tobify s. r. o. (Športová 707/43, 919 26 Zavar, Slovenská republika, IČO 56607016) ako sprostredkovateľom, a to okamihom, keď začnete službu Faktero používať. Samostatný podpis sa nevyžaduje; na požiadanie vám podpísané vyhotovenie pošleme na info@faktero.sk.

1. Predmet a trvanie

Sprostredkovateľ spracúva osobné údaje výlučne na účel poskytovania služby Faktero — teda aby ste mohli vystavovať doklady, viesť účtovné podklady, komunikovať s odberateľmi a používať ďalšie funkcie, ktoré si zapnete. Spracúvanie trvá po dobu trvania zmluvy o používaní služby.

2. Povaha a účel spracúvania

Ukladanie, usporadúvanie, zálohovanie, sprístupňovanie oprávneným používateľom vašej firmy, odosielanie dokladov a upozornení, rozpoznávanie údajov z nahratých dokumentov a prevádzkové zabezpečenie služby.

3. Kategórie dotknutých osôb a údajov

• Dotknuté osoby: vaši odberatelia a dodávatelia (aj fyzické osoby), zamestnanci, používatelia, ktorých do firmy pozvete, prípadne vodiči a ďalšie osoby uvedené vo vašich dokladoch.
• Údaje: identifikačné a kontaktné údaje, fakturačné a platobné údaje, obsah dokladov a príloh, údaje z knihy jázd a — ak modul používate — mzdové a personálne údaje vrátane osobitnej kategórie (rodné číslo, číslo dokladu), ktoré sa ukladajú šifrované.

4. Pokyny prevádzkovateľa

Sprostredkovateľ spracúva údaje len na základe vašich pokynov — teda toho, čo v aplikácii urobíte alebo si písomne vyžiadate. Ak by pokyn odporoval právnym predpisom, upozorní vás. Ak by mu spracúvanie ukladal právny predpis, oznámi vám to, ak to predpis nezakazuje.

5. Mlčanlivosť a bezpečnosť

• Osoby oprávnené spracúvať údaje sú viazané mlčanlivosťou.
• Prenos aj uloženie sú šifrované; prístup k dátam firmy má len ten, koho do firmy pozvete, a v rozsahu roly alebo vlastného prístupu, ktorý mu nastavíte.
• K dispozícii je dvojfaktorové overenie; údaje osobitnej kategórie sú šifrované aj v databáze.
• Zálohy sa vytvárajú denne a uchovávajú v Európskej únii.

6. Ďalší sprostredkovatelia

Na poskytovanie služby využívame subdodávateľov. Zmena sa oznámi najmenej 30 dní vopred na tejto stránke a e-mailom; do uplynutia tejto lehoty môžete voči zmene namietať a zmluvu ukončiť.

• Supabase, Inc.
  Databáza, prihlasovanie a úložisko súborov
  Európska únia (Frankfurt, Nemecko)
• Hetzner Online GmbH
  Server, na ktorom beží aplikácia
  Európska únia (Nemecko)
• Resend, Inc.
  Odosielanie a prijímanie e-mailov (faktúry, upomienky, doklady poštou)
  USA — štandardné zmluvné doložky
• Google Ireland Ltd. (Gemini API)
  Rozpoznávanie údajov z nahratých dokladov
  Európska únia / USA — štandardné zmluvné doložky
• OpenAI Ireland Ltd.
  Rozpoznávanie dokladov a asistent, keď prvý poskytovateľ nie je dostupný
  Európska únia / USA — štandardné zmluvné doložky
• GOPAY s.r.o.
  Platby za predplatné
  Česká republika
• Apple Inc. / Google Ireland Ltd.
  Distribúcia mobilnej aplikácie a doručovanie upozornení
  USA / Európska únia — štandardné zmluvné doložky

7. Pomoc pri právach dotknutých osôb

Nástroje na výkon práv máte priamo v aplikácii: údaje odberateľov a dokladov viete upraviť aj vymazať a účet aj s dátami zrušiť. Ak si žiadosť vyžaduje našu súčinnosť, poskytneme ju bez zbytočného odkladu, najneskôr do 10 pracovných dní.

8. Porušenie ochrany údajov

O porušení ochrany osobných údajov vás upovedomíme bez zbytočného odkladu po tom, čo sa o ňom dozvieme, a poskytneme informácie potrebné na vaše ohlásenie dozornému orgánu.

9. Po skončení zmluvy

Po zrušení účtu sa údaje vymažú v lehote uvedenej v obchodných podmienkach. Pred zmazaním si dáta stiahnite — povinnosť uchovávať účtovné doklady desať rokov (§ 76 zákona o DPH, § 35 zákona o účtovníctve) ostáva na vás a zmazaním účtu nezaniká.

10. Kontrola a audit

Na požiadanie poskytneme informácie potrebné na preukázanie plnenia povinností podľa čl. 28 GDPR a umožníme audit dohodnutý vopred, v rozsahu, ktorý neohrozí bezpečnosť údajov ostatných zákazníkov.