Odberatelia

V Kontakty → Odberatelia stačí začať písať názov firmy alebo zadať IČO — Faktero doplní adresu, DIČ aj IČ DPH z registra. Údaje sa dajú prepísať.

Ak už odberateľ s rovnakým IČOm existuje, Faktero na to upozorní ešte pred uložením. Dva rovnaké kontakty znamenajú rozdelenú históriu faktúr.

E-mail vyplňte vždy, keď chcete posielať faktúry a ponuky z Faktera — bez neho sa odoslanie neponúkne.

Odberatelia aj dodávatelia sú v jednom adresári, ako v Pohode. Na karte kontaktu zaškrtnete Odberateľ, Dodávateľ alebo oboje — firma, ktorá vám dodáva aj od vás nakupuje, je v adresári raz.

Pri faktúre, ponuke či objednávke sa ponúkajú len odberatelia. Pri prijatej faktúre vyberiete dodávateľa zo zoznamu a doplní sa jeho IČO, DIČ, IČ DPH aj IBAN. Nového dodávateľa z prijatej faktúry Faktero do adresára uloží samo (dá sa to odškrtnúť).

Dodávateľov, od ktorých už máte prijaté faktúry, naplníte naraz: v Dodávateľoch kliknite na Importovať → Načítať z prijatých faktúr.

V Odberateľoch alebo Dodávateľoch kliknite na Importovať a vyberte súbor. Faktero rozpozná:

• Pohoda — XML export adresára (Súbor → Dátová komunikácia → XML export), XML export faktúr (odberatelia sa vyberú z nich) alebo tabuľku adresára uloženú do Excelu.
• Money S3 — XML export adresára.
• SuperFaktúra, iDoklad, Fakturoid, KROS, Omega a ďalšie — export klientov do CSV alebo Excelu. Stĺpce sa priradia podľa hlavičky; ak niektorý nesedí, zmeníte ho priamo v okne importu.

Pred importom uvidíte, koľko odberateľov sa založí a koľko už máte. Existujúci sa hľadajú podľa IČO, bez neho podľa názvu, a nikdy sa neprepíšu — ak chcete, doplnia sa im len prázdne údaje (napríklad e-mail alebo IČ DPH). Ten istý odberateľ v súbore viackrát sa založí raz.

Povinné číslo objednávky. Keď partner chce na každom doklade číslo svojej objednávky, zaškrtnite to na jeho karte. Faktúra pre neho a doklad od neho v Nespracovaných potom bez čísla objednávky ukážu upozornenie — uložiť sa dajú aj tak.

Na karte odberateľa sa nastavuje, za koľko nakupuje:

• Cenová skupina — spoločné podmienky pre viacerých odberateľov (veľkoobchod, stáli zákazníci).
• Individuálna zľava v % — platí len pre neho a prebíja zľavu skupiny; nesčítavajú sa.

Konkrétne dohodnuté ceny na jednotlivé produkty sa zadávajú v cenníku a prebíjajú obe zľavy. Celé poradie vysvetľuje manuál k cenníku.

Ak pre odberateľa robíte jednu dlhodobú prácu, nastavte mu predvolenú zákazku. Každý nový doklad ju potom predvyplní sám.

Je to najspoľahlivejší spôsob, ako sa vyhnúť tomu, že polovica dokladov zákazku nemá a vyhodnotenie práce je nepravdivé. Políčko sa zobrazí, až keď firma nejakú zákazku má.

Zmazaný odberateľ zmizne zo zoznamu, ale faktúry ostávajú — nesú si vlastný odpis údajov z času vystavenia. Preto premenovanie odberateľa spätne neprepíše staré doklady.

Adresár sa dá posielať do Pohody, takže tam odberateľ je aj vtedy, keď mu tento mesiac nič nefakturujete. Zmenený kontakt sa prepíše, nezaloží sa druhý.

Zapína sa to v Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou — viac v manuáli k Pohode.

Pri odberateľovi z iného členského štátu je vedľa poľa IČ DPH tlačidlo Overiť vo VIES. Register Európskej komisie povie, či je číslo platné, a doplní názov firmy.

Nie je to formalita: pri dodaní tovaru do EÚ je platné IČ DPH odberateľa podmienkou oslobodenia od dane. Každé overenie sa zapíše aj s dátumom, takže sa dá pri kontrole preukázať; po tridsiatich dňoch sa označí za staršie a pred ďalším dodaním sa oplatí overiť znova.

Keď je register nedostupný, Faktero to povie ako výpadok — nie ako neplatné IČ DPH. To sú dve rôzne veci a rozhodujú o tom, či faktúra smie ísť bez dane.