Doklady a skenovanie

Všetko, čo príde e-mailom alebo čo nahráte (tlačidlo Nahrať faktúru, appka, pretiahnutie súborov), čaká najprv v Doklady → Nespracované doklady. Faktero doklad prečíta a navrhne, čo to je. Kým je doklad tu, nevstupuje do DPH, pokladne ani do účtovníctva.

Kam sa čo uloží:

• Bloček s QR kódom (eKasa) ide rovno do Bločkov — údaje sú z Finančnej správy. Kto chce aj tieto kontrolovať, zapne v Účtovníctvo → Predkontácie voľbu „Bločky s QR kódom ukladať do Nespracovaných dokladov“.
• Bloček uložený v appke ide tiež rovno do Bločkov — aj s fotkou a s tým, čo sa z QR kódu alebo z fotky prečítalo. Bez fotky ho appka neuloží: po načítaní QR kódu si fotku hneď vypýta. Voľba „Bločky s QR kódom ukladať do Nespracovaných dokladov“ platí aj pre bločky z appky a bloček bez sumy alebo dátumu počká v Nespracovaných.
• Bloček bez QR nahratý na webe (parkovanie, zahraničný), faktúra, zálohová faktúra a iný doklad z appky, nahratie na webe aj doklad z e-mailu idú do Nespracovaných dokladov.
• Po kliknutí na Vytvoriť sa doklad presunie do Bločkov, Prijatých faktúr alebo Iných dokladov podľa druhu.

1. Kliknite na doklad — vľavo uvidíte samotný doklad, vpravo vyťažené údaje.
2. Vyberte druh dokladu: prijatá faktúra, zálohová faktúra, dobropis, bloček alebo iný doklad (zmluva, list, predpis).
3. Skontrolujte údaje. Povinné polia, ktoré chýbajú, sú červené — pri faktúre číslo a splatnosť, pri bločku spôsob úhrady, pri dobropise opravovaná faktúra.
4. Rovno zaúčtujte: predkontácia, členenie DPH a kontrolného výkazu, stredisko, činnosť, zákazka, kategória. Keď na dodávateľa sedí pravidlo účtovania, jeho kódy sa doplnia samy a pri poli svieti hviezdička. Po zmene dodávateľa sa pravidlo vyhodnotí znova; keď sedí viac pravidiel, iné vyberiete cez Použiť pravidlo.
5. Kliknite na Vytvoriť — doklad sa presunie medzi prijaté faktúry, doklady alebo iné doklady a otvorí sa ďalší nespracovaný. Uložiť zmeny ho nechá rozpracovaný na neskôr.

Vytvorený doklad je skontrolovaný a pripravený na export. Bloček je spracovaný, prijatá faktúra zaúčtovaná — keď sa pre ňu dá určiť predkontácia aj členenie DPH (z dokladu, z pravidla, z kategórie alebo predvolené v Predkontáciách). Bez nich čaká medzi prijatými faktúrami na zaúčtovanie. Zaplatenú faktúru označíte voľbou Faktúra je už uhradená.

Hromadná úprava: v zozname nespracovaných dokladov označte viac dokladov a nastavte im naraz druh, zákazku, predkontáciu, členenie DPH, stredisko alebo činnosť, prípadne ich presuňte do koša. Prázdne pole sa nemení.

Naposledy otvorený doklad je po návrate z detailu v zozname zvýraznený a zoznam k nemu doroluje — aj keď ste ho medzitým vytvorili a pokračovali ďalším. Rovnako to funguje v Bločkoch a Prijatých faktúrach. Stĺpec Nahral ukazuje, odkiaľ doklad prišiel a kto ho nahral. V zozname bločkov a prijatých faktúr je stĺpec Spracoval — kto doklad vytvoril z Nespracovaných a kedy; to isté je aj v detaile dokladu.

Bločky odfotené v appke alebo zadané vo formulári sú v tom istom zozname — otvoria sa vo formulári dokladu, kde ich spracujete tlačidlom Spracovať. Spracovaný bloček sa presunie do Doklady → Bločky; tam sú len skontrolované bločky, rozdelené na spracované a odovzdané účtovníkovi. Menu Doklady má sekcie Nespracované doklady, Bločky, Prijaté faktúry, Vystavené faktúry, Iné doklady a Kôš, kde sa dajú zmazané doklady obnoviť. Zmazaný nespracovaný doklad ide do koša a dá sa obnoviť.

Pri spracovaní Faktero upozorní, keď doklad už v evidencii je (rovnaké číslo od toho istého dodávateľa), keď je faktúra vystavená na inú firmu, a keď je splatnosť skôr ako dátum vystavenia. Tlačidlo Dočítať z dokladu doplní chýbajúce údaje (VS, IBAN, splatnosť, adresu) bez prepísania vyplnených.

Položky majú pri každej sadzbu DPH a príznak prenesenia daňovej povinnosti. Keď súčet položiek nesedí so sumou dokladu, zobrazí sa rozdiel a tlačidlo Pridať vyrovnávaciu položku — bez nej sa doklad nevytvorí. Drobný rozdiel do tolerancie, ktorú si firma nastaví, doklad nezastaví — vyrovnávacia položka sa doplní sama pri vytvorení.

Pri každej položke je aj jej zaúčtovanie: Predkontácia, Členenie DPH a Členenie KV. Prázdne pole znamená kód dokladu — aj ten, ktorý doplní pravidlo účtovania alebo návrh AI. Po stlačení Vytvoriť sa kódy prenesú s položkami do prijatej faktúry či bločku a export do účtovníctva doklad podľa nich rozúčtuje. Menej používané polia (dátum prijatia, interné číslo, adresa, krajina a e-mail dodávateľa) sú pod Zobraziť viac.

V Účtovníctvo → Predkontácie, časť Export a spracovanie dokladov, si nastavíte správanie Nespracovaných dokladov: či je vytvorená faktúra rovno zaúčtovaná, či sa po vytvorení otvorí ďalší doklad, kontrolu splatnosti, toleranciu zaokrúhlenia položiek v centoch, používanie vyťažených položiek faktúr a bločkov a preberanie čísla dodacieho listu.

Voľba Uprednostniť domácu menu pri vyťažovaní je predvolene zapnutá. Keď sú na doklade sumy vo viacerých menách — napríklad faktúra v cudzej mene s prepočtom alebo rekapituláciou DPH v domácej mene — Faktero vyťaží sumy v domácej mene firmy (slovenská firma EUR, česká CZK). Doklad len v jednej mene sa číta ako doteraz. Keď sú ceny položiek len v cudzej mene, položky čakajú vypnuté a doklad ide podľa súčtov.

Voľba Automaticky určiť typ faktúry podľa firemných IBAN-ov: keď je na faktúre ako príjemca platby IBAN niektorého vášho bankového účtu, je to vaša vystavená faktúra. Faktero ju výrazne označí, ponúkne uložiť ju ako iný doklad alebo zmazať a medzi prijaté ju založí len po potvrdení. V Predponách čísla objednávky zadáte, ako začínajú čísla vašich objednávok (napr. OBJ-, PO) — také číslo sa pri vyťažení zapíše do poľa Číslo objednávky.

Typ podľa IBAN-u je predvolene zapnutý a porovnáva IBAN na doklade so všetkými vašimi účtami — zadanými v nastaveniach firmy aj napojenými bankami. Nad údajmi vždy uvidíte dôvod: „IBAN patrí vášmu účtu …“ pri vlastnej vystavenej faktúre, a pri prijatej faktúre, že IBAN nepatrí žiadnemu vášmu účtu alebo že váš účet je na doklade ako účet odberateľa.

V náhľade dokladu sú modrým rámčekom vyznačené miesta, odkiaľ sa vzali číslo faktúry, VS, IBAN, IČO, DIČ, IČ DPH, dátumy a suma. Keď kliknete do poľa alebo naň ukážete myšou, jeho miesto sa zvýrazní silnejšie a náhľad sa naň posunie. Pri PDF sa miesto hľadá v texte dokladu, pri fotkách a skenoch ho určí AI pri vyťažení (aj názov dodávateľa). Keď hodnotu v poli prepíšete, rámček zmizne. Zvýraznenie vypnete ikonou zvýrazňovača nad náhľadom. Doklady vyťažené pred touto zmenou majú rámčeky len v PDF s textom.

Keď sú položky vyčítané úplne zle, stlačte Vypnúť položky. Doklad sa potom vytvorí a zaúčtuje len podľa súčtov a rozpisu DPH — rozúčtovanie, export do Pohody aj výkazy k DPH položky nepoužijú. To isté tlačidlo je aj v detaile prijatej faktúry a položky sa ním dajú kedykoľvek vrátiť.

Prijatú faktúru aj bloček môžete zamknúť — sumy, dátumy ani zaúčtovanie sa potom nedajú meniť, kým ho neodomknete. Doklad odovzdaný do účtovníctva je zamknutý vždy. Zle zaradenú prijatú faktúru vrátite tlačidlom Vrátiť do Nespracovaných.

Na detaile dokladu je história zmien (kto, kedy a čo zmenil) a štítky — najviac päť vlastných značiek na triedenie. V komentári označíte kolegu napísaním @meno; dostane upozornenie do zvončeka. Iné doklady sa dajú triediť do priečinkov.

Doklady sú drobné výdavky, ktoré nemajú faktúru — bločky z čerpačky, z obchodu, z parkoviska, účtenky z reštaurácie. Odfotíte ich hneď na mieste a účtovníčka ich má na konci mesiaca pokope.

Prijaté faktúry sú naproti tomu doklady so splatnosťou, ktoré niekomu dlžíte. Ak sa z bločku vykľuje faktúra, netreba ju prepisovať — pozri Presun medzi prijaté faktúry.

V Doklady → Nový doklad máte tri tlačidlá:

• Odfotiť — fotku prečíta AI a doplní dodávateľa, dátum, sumu, sadzby DPH aj jednotlivé položky.
• QR kód — naskenuje eKasa QR z bločku. To je najpresnejšia cesta, viac nižšie.
• Nahrať súbor — fotka alebo PDF z počítača. Súbor sa dá aj pretiahnuť myšou do vyznačenej plochy.

Po načítaní sa formulár vyplní sám, ale zostáva na vás ho skontrolovať. Doplňte kategóriu (napríklad „pohonné hmoty“), spôsob platby — hotovosťou, kartou alebo prevodom — a prípadne poznámku.

Uložený doklad sa otvorí s náhľadom bločku vedľa formulára a so sumárom po sadzbách DPH. V kompaktnom rozložení sa otvorí ako detail: hlavička s obchodníkom a sumou, účtovanie priamo na stránke (každá zmena sa hneď uloží), prílohy, položky, ostatné údaje k bločku vrátane ID bločku z eKasy, sumár a história. Všetky údaje sa dajú zmeniť po kliknutí na ceruzku.

QR kód na slovenskom bločku nenesie sumu ani položky — nesie identifikátor dokladu (UID). Faktero si s ním vypýta celý doklad priamo z Finančnej správy, takže sa načíta presne to, čo predajca odoslal: dodávateľ, IČO, dátum, čas, položky aj rozpis DPH.

Podľa toho, ako sa doklad podarilo získať, svieti nad formulárom štítok:

• ✓ Načítané z Finančnej správy — údaje sú overené, netreba ich kontrolovať.
• Len z QR kódu — doklad sa vo Finančnej správe nenašiel (stáva sa pri čerstvých bločkoch alebo pri výpadku ich systému). Suma z QR kódu sedí, položky chýbajú.
• Odhadnuté z fotky — QR sa nedal prečítať a údaje odhadla AI. Tie si prejdite.

Ak dáte spôsob platby hotovosťou, doklad automaticky uberie z hotovosti v pokladni — nemusíte k nemu robiť ešte aj výdavkový pokladničný doklad. Podrobne v manuáli k pokladni.

Doklad platený kartou alebo prevodom stav pokladne nemení.

Keď sa ukáže, že nahratý doklad je v skutočnosti faktúra so splatnosťou, presuniete ho jedným tlačidlom na riadku v zozname dokladov. Prenesie sa aj s prílohou a z Dokladov zmizne — aby sa ten istý náklad nepočítal dvakrát.

Nie všetko, z čoho účtovník účtuje, je faktúra alebo bloček. Exekučný príkaz, predpis poistného, list z daňového úradu či zmluvu nahráte do Doklady → Iné doklady. Vyberiete druh dokladu, odosielateľa, dátum doručenia a pripojíte PDF alebo fotky (aj viac strán). Suma a lehota sú nepovinné — lehota, ktorá sa blíži alebo už uplynula, sa v zozname zvýrazní.

Údaje nemusíte prepisovať: po pridaní prílohy ju prečíta AI a doplní druh, odosielateľa, predmet, sumu, lehotu aj krátke zhrnutie pre účtovníka. V mobilnej appke je na skeneri voľba Iný doklad — nafotíte strany a doklad sa uloží sem. A keď takýto dokument príde na adresu pre doklady e-mailom, AI ho rozpozná a uloží medzi ostatné doklady namiesto prijatých faktúr.

Exekúciu priradíte k zamestnancovi — AI ho navrhne sama, keď v dokumente nájde jeho celé meno — a na karte zamestnanca ju uvidíte v záložke Exekúcie. Doklad k leasingu či úveru priradíte k zmluve a nájdete ho v jej detaile v časti Doklady k zmluve. Na lehotu, ktorá príde do siedmich dní alebo už uplynula, upozorní zvonček, kým doklad neodovzdáte účtovníkovi.

Aj tu platí Nespracované → Spracované → Odovzdané: účtovník doklad pozrie a klikne na Spracovať. Iné doklady sa do Pohody neposielajú, sú podkladom. V mesačnom balíku pre účtovníka sú v priečinku ostatne-doklady so súpisom v CSV.

V Účtovníctvo → Import prijatých dokladov nahráte export z Doklado, Pohody alebo tabuľku. Najpresnejšie je nahrať naraz XML (Pohoda) a ZIP s PDF: údaje sa vezmú z XML a skeny sa priradia k dokladom podľa čísla, alebo podľa sumy, dátumu a dodávateľa. Ide aj CSV/XLSX a samotný ZIP so skenmi — ten prečíta AI.

Prijaté faktúry pôjdu medzi prijaté faktúry, bločky do Dokladov a listy, predpisy či exekúcie do Iných dokladov. Pred spustením uvidíte, čo sa naimportuje, a zvolíte stav (napríklad „Odovzdané účtovníkovi“ pre doklady, ktoré sú už zaúčtované). Doklady, ktoré vo Fakteri už sú, sa preskočia, takže import sa dá pustiť aj opakovane. Hotovostné bločky sa do pokladne započítajú len vtedy, keď to zaškrtnete.

Každý nový doklad — z appky, z webu aj naskenovaný — padne najprv do záložky Nespracované. Tam ho vy alebo účtovník skontrolujete, prípadne doplníte a kliknete na Spracovať (viac naraz cez zaškrtnutie a Označiť ako spracované). Spracovať sa dá doklad so sumou a dátumom; ak niečo chýba, zoznam to napíše a ponúkne Doplniť.

Ďalšie záložky sú Spracované, Odovzdané účtovníkovi a Všetky, filtrujú sa podľa mesiaca. Nespracované sa ukazujú zo všetkých mesiacov, aby žiadny neostal schovaný. Prepojenie s Pohodou si berie len spracované doklady. Pri každom doklade vidno dátum, dodávateľa, sumu a zdroj — teda či prišiel z eKasy, z fotky alebo bol nahratý ručne.

Nad zoznamom je Hľadať (dodávateľ, IČO, číslo dokladu) a filter podľa spôsobu úhrady — hotovosť, karta, prevod. Tlačidlom Stĺpce si zvolíte, čo v tabuľke vidíte (napríklad kategóriu, základ, DPH či spôsob úhrady), a tlačidlom Uložiť filter si odložíte často používaný výber — záložku, mesiac, hľadaný text a úhradu. Uložené filtre potom vyberiete zo zoznamu Uložené filtre. Stĺpce aj filtre platia buď pre jednu firmu, alebo po zaškrtnutí Pre všetky moje firmy pre všetky naraz.

V zoznamoch bločkov, prijatých a vystavených faktúr vyberiete účtovnú položku (predkontáciu) priamo v riadku, s hľadaním. Po označení viacerých dokladov — aj v Iných dokladoch — ponúkne Hromadná akcia účtovnú položku, typ platby, členenie DPH a KV, účtovnú poznámku, komentár, vlastný stav, štítky aj označenie úhrady. Odovzdané, zamknuté doklady a doklady v uzavretom období sa pri účtovných zmenách preskočia. Vlastné stavy dokladov (napr. „Čaká na doklad od klienta“) a štítky si nastavíte v Účtovníctvo → Predkontácie; komentár sa na rozdiel od účtovnej poznámky do účtovníctva nikdy neprenáša.

Pri výbere sa pod zoznamom ukáže súčtová lišta — počet dokladov, suma s DPH aj bez DPH a koľko z toho čaká na export a na úhradu (podrobnejšie v manuáli Prijaté faktúry). Na detaile bločku, prijatej aj vystavenej faktúry sa šípkami Predošlý doklad a Ďalší doklad posuniete na susedný doklad bez návratu do zoznamu.

Do balíka pre účtovníčku idú doklady spolu s faktúrami cez Účtovné exporty; ak účtujete v Pohode, prenesú sa aj tam — pozri Prepojenie s Pohodou.

Najrýchlejšia cesta, ako dostať faktúru od dodávateľa dnu: nechať ju tam prísť samu. Každá firma má vlastnú adresu, napríklad vasafirma-k7f2p9@doklady.faktero.sk, a čo na ňu prepošlete, to sa spracuje.

Adresu nájdete v Doklady → Doklady e-mailom. Skopírujete ju a prepošlete na ňu mail od dodávateľa — nič sa nesťahuje a nikam sa neprihlasujete. Z PDF v prílohe sa prečíta dodávateľ, IČO, IČ DPH, IBAN, číslo faktúry, variabilný symbol, dátum vystavenia aj splatnosti, sumy a jednotlivé položky — tie sú na detaile dokladu len na prezretie, do skladu ani do účtovníctva nevstupujú.

Zdrojový e-mail. Text mailu, s ktorým doklad prišiel („to je za september“, „zákazka Novák“), sa uloží. Ukážete ho ikonou obálky v Nespracovaných alebo tlačidlom Zdrojový e-mail pri doklade — aj po tom, čo z neho vznikla prijatá faktúra, bloček či iný doklad.

Na detaile dokladu je aj náhľad prílohy, takže na prezretie nemusíte nič sťahovať.

Doklad potom čaká v Nespracovaných dokladoch. Nič sa nezaeviduje samo — určíte druh, skontrolujete, zaúčtujete a vytvoríte.

Čo je dobré vedieť:

• Adresa je pre každú firmu iná. Ak máte firiem viac, prepnite sa hore v lište a vezmite si tú správnu — alebo použite rozdeľovač (nižšie).
• Berie sa PDF alebo fotka v prílohe. Mail bez prílohy sa v denníku označí ako „bez prílohy“ a nič sa nezaloží — ak nemáte zapnuté Ukladať aj e-maily bez dokladu (nižšie).
• Viac príloh v jednom maile znamená viac dokladov — každá sa spracuje zvlášť, najviac však 15 z jedného e-mailu.

Adresa sa dá zmeniť na vlastnú — tlačidlom „Zvoliť vlastnú“ si namiesto náhodného konca zadáte svoje slovo a číslo, napríklad doklady-2026@doklady.faktero.sk. Diakritiku, medzery a veľké písmená si Faktero opraví samo a hneď ukáže, ako bude adresa naozaj vyzerať.

Pozor, adresa je zároveň heslo. Kto ju pozná, vie vám poslať doklad — preto sa predvolene generuje s náhodným koncom, ktorý sa nedá uhádnuť z názvu firmy. Krátku a logickú adresu si vie domyslieť aj cudzí človek. Ak vlastnú chcete, pridajte do nej niečo svoje, čo nie je na prvý pokus zrejmé.

Na tej istej stránke je aj denník posledných mailov — pri každom vidno, ako dopadol. Keď doklad nedorazil, začnite tam. A keby sa adresa dostala tam, kam nemá, dá sa vypnúť alebo vymeniť za novú; stará vtedy prestane prijímať. Pri každom maile je aj zobraziť e-mail — text pôvodného mailu, napríklad keď dodávateľ do neho napísal niečo k platbe.

Povolení odosielatelia. Na tej istej stránke môžete zapísať adresy alebo domény (napr. @dodavatel.sk), od ktorých sa doklady prijímajú — jednu na riadok. Mail od niekoho iného sa nezaloží a v denníku bude ako „Odmietnuté — nepovolený odosielateľ“. Prázdny zoznam znamená, že doklad prijme od kohokoľvek, kto adresu pozná.

Ukladať aj e-maily bez dokladu. Keď mail nemá PDF ani fotku dokladu (faktúra je priamo v texte alebo len odkaz na stiahnutie), predvolene ostane len v zozname posledných mailov. Po zaškrtnutí tejto voľby sa uloží do Nespracovaných ako PDF s textom mailu a spracujete ho ako každý iný doklad.

Kontrola odberateľa. Keď je na doklade iný odberateľ (iné IČO alebo IČ DPH) než vaša firma, doklad sa založí, ale s upozornením v poznámke aj v denníku mailov — aby sa vám medzi náklady nedostala cudzia faktúra.

Rozdeľovač — jedna adresa pre všetky firmy. Kto vedie viac firiem (alebo účtovníčka s klientmi), nemusí si pamätať adresu každej. V karte Rozdeľovač na tej istej stránke je vaša osobná adresa v tvare rozdelovac-…@doklady.faktero.sk. Faktero z každej prílohy prečíta odberateľa — IČO, IČ DPH a DIČ; až keď na doklade nie sú, IBAN platiteľa alebo názov — a doklad pošle do Nespracovaných tej z vašich firiem, na ktorú je vystavený, s poznámkou, podľa čoho ho zaradil. Jeden mail tak môže rozdeliť faktúry aj medzi viac firiem. Vyberá sa len z firiem, v ktorých smiete upravovať doklady, a firma, ktorá doklad sama vystavila, sa za odberateľa nepovažuje. Doklad, ktorý nesedí na žiadnu vašu firmu, sedí na viac firiem alebo si jeho údaje odporujú, sa naslepo nezaradí: počká v zozname Nepriradené doklady (firmy, na ktoré sedí, sú vo výbere označené hviezdičkou), kde vyberiete firmu a kliknete na Priradiť, prípadne Zahodiť. Rozdeľovač sa dá vypnúť a adresa vymeniť za novú. Potvrdenie preposielania z Gmailu treba nastaviť na adresu konkrétnej firmy, nie na rozdeľovač.

Nahrať do ktorejkoľvek firmy. Rozdeľovač je aj v Správe firiem a ukáže sa každému, kto má prístup aspoň k dvom firmám. Tlačidlom Nahrať do ktorejkoľvek firmy vyberiete PDF alebo fotky dokladov (do 15 MB) bez prepínania firiem; firmu Faktero určí rovnako ako pri maile.

Prepošlite si doklady raz a navždy: Gmail vie posielať kópiu pošty na inú adresu sám. Nastavíte to v Gmaile v Nastavenia → Preposielanie a POP/IMAP → Pridať adresu na preposielanie, kam vložíte svoju adresu z Doklady → Doklady e-mailom.

Google si to musí overiť, a preto pošle potvrdzovací mail — lenže pošle ho na tú novú adresu, teda k nám. Preto ho Faktero zachytí a ukáže vám ho: na stránke Doklady e-mailom sa objaví žltý pruh „Google žiada potvrdenie preposielania“. Objaví sa sám, netreba obnovovať stránku.

V pruhu je to, čo od vás Google chce:

• tlačidlo Potvrdiť preposielanie — odkaz od Googlu. Funguje len v prehliadači, kde ste prihlásený do tej istej schránky;
• kód, keď ho Google poslal — dá sa skopírovať a vložiť priamo v Gmaile vedľa tlačidla „Overiť“. Google ho ale posiela len niekedy, väčšinou príde iba odkaz;
• tlačidlo Už som potvrdil, ktorým pruh odpracete — Google nám o potvrdení nedá vedieť, takže sám nezmizne.

Potom sa vráťte do Gmailu, zapnite „Preposielať kópiu doručenej pošty na…“ a uložte. Samotné overenie preposielanie ešte nezapne.

Odporúčame nepreposielať všetko. V Gmaile si radšej spravte filter (Vyhľadávanie → Vytvoriť filter → Preposlať na) napríklad na maily s prílohou alebo na konkrétnych dodávateľov. Inak sa Faktero pokúsi spraviť doklad z každého mailu, čo vám príde, a denník sa zaplní hláškami „bez prílohy“.

Potvrdenie platí sedem dní. Keď ho prešvihnete, jednoducho pridajte adresu v Gmaile znova — príde nové.

Prečo je to bezpečné. Potvrdzovací mail prijmeme len od skutočnej adresy Googlu a len vtedy, keď sedí jeho elektronický podpis (SPF a DKIM domény google.com). Podvrhnutý mail „od Googlu“ s cudzím odkazom zahodíme. Z mailu si navyše necháme iba kód, odkaz a adresu schránky, z ktorej sa preposiela — obsah mailu sa nikam neukladá.

Skenovanie je hlavný dôvod, prečo mať Faktero v telefóne — bloček odfotíte hneď pri pokladni a nemusíte ho nosiť domov. Funguje to aj bez signálu: doklad sa uloží do telefónu a odošle sa, keď sa pripojíte.

Faktúru z PDF viete rovnakým spôsobom načítať aj v Skeneri dokladov na webe.

Bloček je zjednodušená faktúra — do kontrolného výkazu ide do časti B.3, nie medzi bežné prijaté faktúry. Do 3 000 € odpočítanej dane za obdobie sa vykazuje sumárne, nad túto hranicu sa rozpisuje po dodávateľoch (vtedy je potrebné IČ DPH dodávateľa).

Keď si z dokladu daň neodpočítavate, prepnite na ňom Odpočítanie dane — do výkazu potom nevstúpi.

V Nastavenia → Schvaľovanie dokladov zapnete, ktoré doklady sa schvaľujú (bločky, prijaté, vystavené faktúry), sumu, pod ktorou sa schvália samy, a či sa vystavená faktúra smie odoslať až po schválení. Platí to pre doklady pridané od zapnutia.

Schvaľovacia cesta má úrovne od najnižšej po najvyššiu, v každej jedného alebo viac schvaľovateľov. Schválenie vyššou úrovňou platí aj za nižšie. Pravidlá cesty (dodávateľ podľa IČO, suma od, predkontácia, druh dokladu) určia, ktorá cesta sa použije; inak predvolená. Bez ciest stačí jedno schválenie majiteľom, správcom alebo účtovníkom.

Do úrovne cesty sa dá namiesto konkrétneho človeka vybrať manažér zákazky dokladu (projektový manažér). Doklad zaradený na zákazku potom schvaľuje jej manažér — ten sa nastavuje na detaile zákazky. Keď doklad na zákazke nie je alebo zákazka manažéra nemá, táto úroveň sa preskočí.

Doklady čakajúce na vás sú v Doklady → Na schválenie aj v zvončeku; schváliť, vrátiť na opravu či zamietnuť ich viete hromadne aj na detaile dokladu. Do Pohody, do mesačného balíka a do príkazu na úhradu idú len schválené. Vrátený doklad sa po oprave vráti na schválenie odznova.

Schvaľovať sa dajú aj nespracované doklady (bloček či faktúra z nich vznikne až po schválení) a vyúčtovanie výdavkov (schvaľuje sa po uzavretí). V tabuľke Povolenia používateľov nastavíte každému zvlášť Schvaľovanie, Zrušenie schválenia, Vrátenie a Zamietnutie; majiteľ má vždy všetko. Keď je zapnuté odoslanie až po schválení, neschválenú vystavenú faktúru server neodošle ani z appky, ani cez API.

Moje úlohy (v menu hneď pod Prehľadom, s počtom) zhrnú na jednej stránke všetko, čo čaká práve na vás: doklady na vaše schválenie, komentáre, v ktorých vás kolega označil, a nespracované doklady na kontrolu. Komentár po vybavení označte tlačidlom Vyriešiť — zmizne z vašich úloh aj zo zvončeka. Keď komentár označil viacerých kolegov, každý ho rieši za seba. Na stránku sa dostanete aj zo zvončeka cez Všetky moje úlohy.

Bločky a faktúry, ktoré zaplatil zamestnanec, zhrnie Doklady → Vyúčtovanie výdavkov. Vyúčtovanie má tri typy: poskytnutá záloha (rozdiel sa doplatí alebo vráti), vlastné zdroje zamestnanca (firma preplatí celú sumu) a firemná debetná karta (nič sa nedopláca, zamestnanec len preukazuje výdavky).

• Najrýchlejšie: v Bločkoch alebo Prijatých faktúrach označte doklady a kliknite na Vyúčtovanie — vytvoríte nové alebo pridáte do existujúceho.
• Výsledok („Firma doplatí zamestnancovi 166,50 EUR“) a PDF na podpis zamestnanca a schvaľujúceho.
• Účtovné nastavenia vyúčtovania (predkontácia, členenie DPH, dátum účtovania) sa doplnia dokladom, ktoré ich ešte nemajú.
• Bloček vo vyúčtovaní ide do Pohody ako interný doklad, nie ako výdaj z firemnej pokladne. Prijatú faktúru vo vyúčtovaní hromadný príkaz na úhradu vynechá — dodávateľa už zaplatil zamestnanec.
• Doklad môže byť len v jednom vyúčtovaní. Uzavreté vyúčtovanie sa dá znova otvoriť.

Zmazaný doklad ide do koša (tlačidlo Kôš v Dokladoch). Do 90 dní sa dá obnoviť aj s párovaním na pohyb v banke, potom sa kôš vysype sám aj so skenom.

Na detaile dokladu sú komentáre — otázka účtovníčke, vysvetlenie výdavku. Označený kolega dostane upozornenie do zvončeka.

Pri poznámke si viete opakované texty uložiť ako preddefinované a potom ich len vyberať. Číselník je v Nastavenia → Preddefinované poznámky (alebo cez „Spravovať poznámky…“ priamo pri poli): každá poznámka má názov, text a agendy, kde sa ponúka — vystavené a prijaté faktúry, bločky, Nespracované.

Prílohy a presun. K dokladu sa dá priložiť ďalší súbor (dodací list, druhá strana). Keď sa druhá strana či dodací list nahrali ako saminý doklad, tlačidlom Presunúť ako prílohu ho pripojíte k správnemu dokladu, prijatej či vystavenej faktúre — pôvodný záznam ide do koša.

Pravidlo účtovania doplní kódy samo; doklad, ktorý ich má z pravidla, má pri zaúčtovaní hviezdičku. Keď má dodávateľ pravidiel viac, vyberiete iné cez Použiť pravidlo. Zoznam sa dá zoradiť kliknutím na hlavičku stĺpca a stiahnuť do Excelu.

Odovzdaný doklad je zamknutý — jeho sumy, dátumy ani zaúčtovanie sa nedajú zmeniť, kým ho nevrátite z Pohody.