Prijaté faktúry

Prijatá faktúra je to, čo dlžíte vy. Bez jej evidencie vám chýbajú tri veci:

• prehľad o tom, čo je splatné a kedy,
• DPH na vstupe — daň, ktorú si môžete odpočítať,
• náklady zákaziek — subdodávky, materiál od dodávateľa.

V Prijaté faktúry → Nová zadajte dodávateľa, číslo faktúry, dátum vystavenia, dodania a splatnosti, sumu bez DPH a sumu celkom.

Dátum dodania rozhoduje o tom, do ktorého obdobia DPH faktúra patrí — vypĺňajte ho vždy, keď sa líši od dátumu vystavenia.

Faktúru priraďte na zákazku, ak patrí ku konkrétnej práci. Ide to aj dodatočne, keď je obdobie už uzamknuté.

Ručný zápis je len jedna z nich a väčšinou tá najpomalšia.

1. E-mailom — faktúru od dodávateľa prepošlete na svoju adresu a zaeviduje sa sama. Najrýchlejšia cesta, popísaná v manuáli k dokladom.
2. Zo Skenera — PDF alebo fotku nahráte v Skeneri dokladov.
3. Presunom z Dokladov — keď sa z bločku vykľuje faktúra so splatnosťou, presuniete ju jedným tlačidlom a z Dokladov zmizne, aby sa náklad nepočítal dvakrát.
4. Ručne — ako vyššie.

V zozname je pri každej faktúre stĺpec Zapísal, takže vidíte, odkiaľ prišla: „E-mailom“, „Z dokladov“, alebo meno kolegu, ktorý ju vyplnil.

Okrem dodávateľa, dátumov a súm sú tam ešte dve veci, kvôli ktorým nemusíte otvárať prílohu:

• Položky z dokladu — riadky tabuľky, ktoré sa prečítali z prílohy. Sú len na prezretie: do skladu ani do účtovníctva nevstupujú a rozhodujú sumy v hlavičke. Faktúry zapísané pred zavedením tejto funkcie ich nemajú.
• Náhľad dokladu — PDF aj fotka sa zobrazia priamo na stránke, nič netreba sťahovať. Ak by ho prehliadač nezvládol (občas na mobile), je tam odkaz na otvorenie.

Zaškrtnite riadky v zozname (alebo políčko v hlavičke pre všetky) a hore sa objaví lišta s akciami:

• Stiahnuť ZIP — PDF všetkých vybraných faktúr a k tomu súpiska v CSV. To je celý balík pre účtovníčku.
• Označiť ako prijaté — hodí sa po prezretí dávky, ktorá prišla mailom. Stornované a už prijaté faktúry sa preskočia.
• Vymazať — pýta sa na potvrdenie a povie, koľkých faktúr sa to týka. Doklady idú do koša, nemažú sa natvrdo.

Zoznam sa dá filtrovať podľa stavu, mesiaca a dodávateľa, a hľadať sa dá aj podľa variabilného symbolu, ktorý je vo vlastnom stĺpci.

Zoznam ukazuje, čo je splatné a čo po splatnosti. Po zaplatení faktúru označte za uhradenú.

Ak máte pripojený bankový účet, úhrady sa dajú párovať s bankovými transakciami a nemusíte ich zapisovať ručne.

Pri banke, ktorá to podporuje, sa dá faktúra rovno zaplatiť — tlačidlo „Zaplatiť cez banku“ na detaile pripraví príkaz a presmeruje vás do banky na podpis. Z účtu sa nič nestrhne, kým platbu nepodpíšete. Potrebná je k tomu faktúra s IBAN dodávateľa a samostatný súhlas na platby — súhlas na čítanie účtu nestačí.

Prijatá faktúra je záväzok s dátumom splatnosti — zaplatíte ju neskôr, zvyčajne prevodom.

Doklad (bloček) je už zaplatený výdavok. Patrí medzi Doklady, nie sem.

Keď sa pomýlite, nič sa nedeje: doklad sa dá jedným tlačidlom presunúť sem a z Dokladov zmizne, aby ten istý náklad nefiguroval dvakrát.