Exporty a importy

V Účtovníctvo → Účtovné exporty vyberiete mesiac a Faktero povie, koľko z neho ešte neodišlo. Vznikne jeden balík: XML na import, súpisky v CSV na kontrolu a samotné doklady v PDF.

Odovzdanie si pamätá, čo už odišlo, takže nabudúce priloží len nové doklady a nič sa nezaúčtuje dvakrát. Každý export sa uloží do histórie, takže sa dá stiahnuť znova.

Balík sa dá poslať účtovníčke rovno mailom, prípadne nechať odchádzať samo 5. v mesiaci. Ak účtuje v Pohode, oplatí sa ísť ešte ďalej — pozrite si prepojenie s Pohodou, pri ktorom si doklady vezme sama a vráti čísla, ktoré im pridelila.

Pred exportom skontrolujte prehľad DPH a obdobie potom uzamknite.

Kto neúčtuje v Pohode, nájde v Účtovné exporty časť Zaúčtované doklady do vášho programu. Raz vyberiete účtovný program (KROS Omega, Money S3, ABRA Flexi, MRP-K/S alebo „iný program“ so súpiskou CSV) a Faktero si ho zapamätá. Potom zvolíte, čo posielate — vystavené faktúry, prijaté faktúry alebo bločky — obdobie a doklady. Súbor obsahuje zaúčtovanie tak, ako ste ho urobili vo Fakteri: predkontáciu, členenie DPH a kontrolného výkazu, stredisko, zákazku a činnosť, rozúčtovanie aj účtovanie pomerom.

Predkontácie a členenia sú pre všetky programy spoločné (Účtovníctvo → Predkontácie) — zadajte ich s rovnakými skratkami, aké má váš program. Pri každom programe treba ešte vyplniť pár vecí v Nastavenia pre …:

• KROS Omega dostane rovno účtovné doklady (EUD) s účtovnými zápismi a typmi súm pre DPH. Vyplňte kódy evidencií a číselných radov, ktoré v Omege existujú (došlé faktúry, pokladničné, interné…), a účty — odberatelia, dodávatelia, pokladňa, DPH. Pri predkontáciách v číselníku musia byť účty MD a Dal. Import: Firma → Import → Import z textového súboru.
• Money S3 dostane prijaté a vydané faktúry, pokladničné a interné doklady s predkontáciou a členením DPH. Vyplňte skratky číselných radov a pokladne; pre interné doklady (bločky kartou) aj účet DPH. Kódy v Money majú najviac 10 znakov. Import: XML prenosy.
• ABRA Flexi dostane faktúry prijaté a vydané, pokladničné pohyby a interné doklady s predpisom zaúčtovania a členením DPH. Kódy musia byť z Flexi (napr. členenie „40-41“), nie pohodové PD. Import: Nástroje → Import → XML.
• MRP-K/S (slovenská aj česká verzia, aj MRP Autonómny podnik) dostane vystavené a prijaté faktúry a bločky vo formáte XML MRP-K/S 2.0 s predkontáciou, typom DPH, strediskom a zákazkou. Predkontácia je v MRP číslo (napr. 311) a na doklad ide len jedna — doklad rozúčtovaný na viac predkontácií sa vynechá. Typ DPH je číslo z číselníka Typy DPH v MRP: tuzemské (SK 10 a 40, CZ 41 a 71) a nedaňové (19 a 39) sú predvolené, pre prenesenie daňovej povinnosti, EÚ, vývoz a dovoz ich doplňte v nastaveniach. Bločky v hotovosti idú do pokladne, keď vyplníte jej identifikátor, inak ako faktúry prijaté. Dobropis ide so zápornými sumami, doklad v cudzej mene s kurzom. Import: v module Faktury vydané, Faktury přijaté alebo Pokladna import zo súboru XML MRP-K/S 2.0.
• Iný program (Helios, Premier, Excel) dostane zaúčtovanú súpisku CSV: riadok na každý riadok zaúčtovania s dokladom, partnerom, sadzbou, základom, DPH, predkontáciou s účtami MD/Dal, členením, strediskom, zákazkou a činnosťou.

Zaškrtnuté Označiť ako odovzdané doklady zamkne a nabudúce ich nepošle druhýkrát. Doklad v cudzej mene ide v eurách aj v pôvodnej mene s kurzom ECB a vyúčtovacia faktúra s odpočtom zálohy ako záporný riadok v sadzbe dokladu k prijatej platbe (so zálohovou predkontáciou). Čo do súboru nejde (doklad bez kurzu, záloha bez dokladu k platbe, chýbajúce nastavenie), Faktero vymenuje aj s dôvodom. V zoznamoch Faktúry, Prijaté faktúry a Doklady potom tlačidlo pri vybraných dokladoch nesie meno vášho programu namiesto „XML pre Pohodu“.

Nemecká firma vyváža zaúčtované doklady do DATEV (Buchungsstapel) — nastavenie a import u poradcu popisuje manuál Firmy v Nemecku → Export do DATEV.

Zoznamy Doklady a Prijaté faktúry majú aj tlačidlo Excel — stiahne to, čo práve vidíte (s filtrami aj zoradením), v dvoch hárkoch: doklady a ich položky.

Faktero vie prevziať dáta zo SuperFaktúry, Money S3, Omega, iDokladu a KROSu.

Import nájdete v Účtovníctvo → Účtovné importy — hore si vyberiete program, z ktorého máte export, a návod aj prípony sa prispôsobia. Prenášajú sa odberatelia, produkty a faktúry — podľa toho, čo daný systém vie vyviezť.

Po importe skontrolujte číslovanie faktúr, aby nové doklady nadviazali na staré a nezačali od jednotky.

1. Vo SuperFaktúre otvorte Nástroje → Export agendy.
2. Vyberte obdobie a stiahnite export.
3. Dostanete ZIP, v ktorom je každá faktúra ako samostatný súbor .isdoc. Nahrajte ho do Import zo SuperFaktúry celý — rozbaľovať ho netreba.
4. Faktero stĺpce rozpozná samo a ukáže náhľad: koľko faktúr, odberateľov a položiek sa naimportuje a za akú sumu. Skontrolujte ho a potvrďte.

Prijímame aj samotný .isdoc, Excel, CSV a XML. Ak by rozpoznanie niektorý stĺpec netrafilo, dá sa priradiť ručne — ale pri exporte zo SuperFaktúry by to nemalo byť treba.

Čo sa prenesie: číslo faktúry a variabilný symbol, dátumy vystavenia, dodania a splatnosti, mena, sumy bez DPH aj s DPH, poznámka, odberateľ s IČO, DIČ, IČ DPH a adresou, a všetky položky s množstvom, mernou jednotkou, cenou a sadzbou DPH.

Každý systém vyváža inak, preto má vlastnú stránku aj vlastný návod:

• Money S3 (Seyfor) — XML dátový balík MoneyData z XML prenosov. Prenesú sa faktúry vydané aj prijaté vrátane položiek, odberateľa s adresou a faktúr v cudzej mene.
• iDoklad — CSV alebo XLSX zo zoznamu faktúr. iDoklad vyváža tie stĺpce, ktoré máte práve zobrazené, takže si pred exportom zapnite aspoň číslo dokladu, odberateľa, dátumy a sumy.
• Omega a KROS — CSV alebo XML. Zvládneme kódovanie Windows-1250 aj UTF-8, dátumy v tvare 04.03.2025 aj 2025-03-04 a desatinnú čiarku.
• Pohoda — XML z Súbor → Dátová komunikácia → XML import/export, alebo export do ISDOC. Prečítame aj súbor, ktorý Pohoda vydá pri exporte (responsePack), nielen ten importný.
• mPohoda — nie je to ten istý formát ako Pohoda. mPohoda je cloudová aplikácia a dáta vydáva cez svoje rozhranie ako JSON. Nahrajte ho na tú istú stránku, formát rozpoznáme sami.

Vo všetkých prípadoch Faktero stĺpce rozpozná samo a pred zápisom ukáže náhľad: koľko faktúr, odberateľov a položiek sa naimportuje a za akú sumu.

Stav faktúry sa prekladá — „Uhradená“, „Zaplacena“ aj číselný stav zo SuperFaktúry skončia ako uhradená faktúra. Keď je stav nejasný, doklad ostane vystavený; označiť cudziu faktúru za zaplatenú omylom by bolo horšie.

Prenášajú sa faktúry, ich položky a odberatelia. Neprenášajú sa úhrady a bankové pohyby, sklad a jeho stavy, cenníky ani prílohy a PDF pôvodných faktúr.

Sklad si po prechode založte cez Sklad → Import, bankový účet cez pripojenie banky.

Formát si vyberiete v Účtovných exportoch nad zoznamom faktúr. Každý export sa uloží do histórie, takže sa dá stiahnuť znova.

Pod tlačidlom Exportovať je pole Označiť ako odovzdané. Zaškrtnuté faktúry zamkne, aby sa po odovzdaní nemenili ani neodišli druhýkrát. Predvolene je zapnuté len pri formáte programu, v ktorom účtujete. Pri ISDOC-u, súpiske CSV a Peppol BIS je vypnuté, lebo tie sa často sťahujú len na pozretie. Hláška pri zamknutej faktúre povie, do ktorého programu odišla; upraviť ju môžete po vrátení (Exporty → Vrátiť).

• Pohoda XML — natívny dátový balík. Predkontácie a členenie DPH sa dopĺňajú podľa nastavenia v Účtovníctvo → Prepojenie s Pohodou; bez nich si ich účtovníčka doklikáva sama. Pohoda si vie doklady aj vyzdvihnúť sama — celé je to v manuáli k Pohode.
• KROS Omega (TXT) — textový súbor R00/R01/R02 v kódovaní Windows-1250. Ten istý súbor číta aj ALFA plus, jej import sa volá Evidencie → Pohľadávky → Import faktúr z Omegy. Faktúra v cudzej mene má súčty v eurách a kurz podľa špecifikácie KROS, odpočet zálohy ide ako záporná položka.
• Money S3 XML — dátový balík MoneyData, načíta ho XML prenosy. Faktúra v cudzej mene má hlavičku prepočítanú na menu agendy a pôvodné sumy s kurzom v bloku Valuty, ako to Money čaká; doklad bez kurzu sa vynechá, lebo prepočítať sa nedá.
• ISDOC (ZIP) — medzinárodný formát elektronickej faktúry. Jeden súbor .isdoc na doklad, všetky zabalené v ZIP-e. Prečíta ho Pohoda, Money, ABRA, Helios, Premier aj iDoklad — je to najistejšia cesta, keď účtovníčka používa systém, pre ktorý nemáme vlastný súbor. Schéma žiada aspoň jeden riadok, takže faktúra bez položiek sa z dávky vynechá a Faktero to povie menovite.
• ABRA Flexi XML — dávka winstrom s vydanými faktúrami. Import je v Nástroje → Import → XML. Sadzba DPH ide priehradkou (základná, znížená, oslobodené), lebo Flexi si percentá drží vo vlastnom číselníku podľa obdobia. Dobropis ide ako typ DOBROPIS so zápornými sumami. Faktúra v cudzej mene má sumy v eurách aj v pôvodnej mene (…Men) s kurzom; odpočet zálohy ide ako záporná položka. Zálohové faktúry sa vynechajú — Flexi pre ne chce vlastný typ dokladu.
• MRP-K/S XML — vystavené faktúry vo formáte XML MRP-K/S 2.0 pre slovenskú aj českú verziu (import v module Faktury vydané). Verziu programu a typy DPH berie z nastavení pre MRP-K/S v časti Zaúčtované doklady do vášho programu. Dobropis ide so zápornými sumami, faktúra v cudzej mene so súčtami v oboch menách a kurzom, odpočet zálohy ako riadok odpočtu zálohy.
• Súpiska CSV — jeden riadok na doklad s rozpisom po sadzbách DPH, oddeľovač bodkočiarka, kódovanie Windows-1250. Otvorí ju Excel bez čarovania s diakritikou a naimportujú ju MRP, Premier aj Helios. Je to zároveň podklad na kontrolu — účtovníčka vidí sumy bez otvárania PDF.

Okrem vydaných faktúr vie mesačný balík priložiť aj prijaté doklady a pokladňu, a pri priamom prepojení s Pohodou aj adresár, skladové karty a zákazky.

Skladové karty sa hromadne zakladajú cez Sklad → Import z CSV a vyvážajú tlačidlom Export skladu CSV. Podrobnosti sú v manuáli k skladu.

Ak potrebujete prenášať dáta priebežne a nie súborom, použite API a webhooky.

Okrem účtovných exportov vie Faktero pripraviť aj podania: priznanie k DPH, kontrolný výkaz a súhrnný výkaz v XML pre eDane — v Účtovníctve → Výkazy k DPH. Popisuje to samostatný manuál.

Prijaté doklady z iného systému (napríklad z Doklada) sa dajú naimportovať aj s prílohami — pozri Doklady a skenovanie.